Die Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Die Digitalisierung verändert die Wirtschaft täglich. Unternehmen digitalisieren daher immer mehr Geschäftsprozesse. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) im Einzelhandel und eCommerce fragen sich aber oft, wo sie beginnen sollen. Wir finden: Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) ist ein (sehr) guter Anfang.

Definition: Was ist ein Warenwirtschaftssystem?

Der Gedanke, der hinter einem Warenwirtschaftssystem, abgekürzt WWS oder WaWi, steckt, ist so simpel wie genial. Denn wie der Name bereits sagt: Ein WWS ist eine Software, mit der Du die Entwicklung der Warenwirtschaft Deines Unternehmens fest im Blick hast. Hier laufen nämlich alle wesentlichen Informationen aus allen Bereichen und Prozessen des Betriebs zusammen. Dadurch verfügen sowohl der Einkauf als auch die Logistik, der Vertrieb, das Controlling oder die Buchhaltung tagesaktuell über alle Infos, die sie benötigen. Herzstück jedes WaWi ist eine Datenbank, die Stammdaten und Bewegungsdaten sammelt.

Stammdaten sind etwa:

• Kundeninformationen
• Lieferanteninformationen
• Waren- und Produktinformationen

Bewegungsdaten sind zum Beispiel:

• Geldein- und -ausgänge
• Waren- und Produktlieferungen

Wichtige Elemente der Warenwirtschaft

Was macht nun gute Warenwirtschaftssysteme aus? Auf dem Markt existiert eine Vielzahl von Anbietern und eine ebensolche Zahl an Lösungen. Wenn Du auf der Suche nach einer Lösung für Dein Unternehmen bist, solltest Du auf diese Aspekte besonders achten:

1. Vertriebsmodul: Mithilfe des WWS kann der Vertrieb den gesamten Verkaufsprozess vom Angebot bis zur Rechnungsstellung abwickeln.
2. Einkaufsmodul: Wesentlich für den Einkauf sind Informationen zu Bestand, Bedarf, Lieferanten und aktuellen Preisen sowie „kurze Wege“ zur Bestellung.
3. Buchhaltungsmodul: Für die Buchhaltung enthält das WWS zum Beispiel den gesamten Zahlungsverkehr und das Rechnungs- und Mahnwesen.
4. Logistikmodul: Für die Logistik liefert das WWS aktuelle Informationen zu Warenein- und -ausgängen, zu Bestellungen, zum Versand und Retouren.
5. Personalmodul: Das WWS bietet die Möglichkeit zur Zeiterfassung, verschafft einen Überblick über die Auslastung und ermöglicht die Zuteilung von Projekten und Aufgaben.
6. Marketingmodul: Die Marketingabteilung bekommt stets aktuelle Produkt-Informationen und kann damit alle Kanäle bespielen.
7. Managementmodul: Für das Controlling liefert das WWS nicht nur einen Gesamtüberblick, sondern zum Beispiel auch Statistiken. Damit ist es eine wesentliche Stütze im Berichtswesen.
8. Weitere Schnittstellen: Der Nutzen eines WWS endet nicht an den Grenzen Deines Unternehmens. Schnittstellen ermöglichen Dir etwa eine Koppelung mit verschiedenen Online Shops, mit Deiner Steuerberatung oder einem System zur Produktionsplanung (PPS)

Entscheidend für den Erfolg Deiner digitalen Transformation ist die gegenseitige Abstimmung der Prozesse und Systeme. Wenn Du rund um die Implementierung von WWS Beratung suchst, kontaktiere uns gerne per Mail oder Telefon.

Vorteile eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftsprogramm bringt viele Vorteile mit sich. Die wichtigsten Vorteile findest Du in unserer Übersicht:

• Mehr Transparenz
• Optimierte Geschäftsprozesse
• Bessere Abstimmung
• Bessere Datenqualität
• Weniger menschengemachte Fehler
• Höhere Effizienz
• Geringere Kosten
• Weniger Zeit- und Personalaufwand

Durch ein WWS erhöhst Du das Maß an Automation in Deinem Unternehmen und machst einen großen Schritt zu einem idealen Workflow. Hier erfährst Du mehr über die Vorteile der Automatisierung.

WWS oder ERP System: Was soll ich wählen?

Viele Unternehmer fragen sich, ob sie sich für ein WWS oder ein ERP System entscheiden sollen. Aber: Was ist überhaupt ein ERP System? Das Problem bei dieser Frage ist, dass die Grenzen zwischen den beiden Begriffen fließend sind. Deshalb ist es auch schwierig, eine genaue Definition eines ERP-Systems zu geben. ERP steht für Enterprise Ressource Planning. Insofern sind die Funktionen eines ERP-Systems weitreichender als die eines WWS, das sich ja zunächst „nur“ auf den Bereich Warenwirtschaft bezieht. Damit ist klar: Wenn Du vor der Wahl eines WWS oder eines ERP-Systems stehst, spricht Vieles dafür, Dich für letzteres zu entscheiden.

Ein besonders erfolgreiches und nutzerfreundliches ERP System ist Xentral. Die Software stammt aus Deutschland und ist optimal auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen zugeschnitten. Die Vorteile von Xentral in der Übersicht:

1. Optimiert für die Bedürfnisse von KMU im Bereich Großhandel, eCommerce, Einzelhandel und Dienstleistung.
2. Verfügt über die Möglichkeit, die Anwendung nach den Vorstellungen des Unternehmens zu skalieren.
3. Beinhaltet eine Vielzahl von Schnittstellen und erleichtert damit die Implementierung in Dein Unternehmen.
4. Verschafft Dir ein Höchstmaß an Transparenz, Effizienz und Flexibilität.
5. Vereint die Vorteile eines ERP-Systems mit den Vorteilen der Automation. Damit profitierst Du von den Möglichkeiten der Digitalisierung.

Gerne unterstützen wir Dich bei der Entscheidung. Als Full-Service Agentur beraten wir seit 2008 KMU und Handwerksbetriebe und begleiten sie kompetent und mit Tatkraft bei ihrer digitalen Transformation.

Strategie: WWS oder ERP System erfolgreich implementieren

Wenn Du ein WWS oder ein ERP System in Deinem Unternehmen einführen willst, kommt es auf die richtige Strategie an. Dafür gehst Du am besten in fünf Schritten vor:

Schritt 1: Lage analysieren: Am Anfang steht die Analyse des Ist-Zustands. Fokussiere dabei die Frage, welche Bedürfnisse das Programm stillen soll und welche Wachstumsziele Dein Unternehmen hat.

Schritt 2: System wählen: Bei der Wahl des richtigen Systems kommt es darauf, die Möglichkeiten an, die Dir die Digitalisierung bietet, optimal zu nutzen. Die Abwägung der verschiedenen Optionen solltest Du sehr sorgfältig vornehmen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Schritt 3: Förderungen abschöpfen: Um die Digitalisierung voranzubringen, gibt es viele staatliche Fördermittel. Damit die zwischenzeitige Belastung für Dein Unternehmen möglichst gering ausfällt, solltest Du hier genau hinsehen. Erfahre hier mehr über staatliche Förderprogramme.

Schritt 4: Strategie entwerfen: Wenn Du die Wahl getroffen hast und die Förderung steht, geht es ans Eingemachte: die Strategie. In dieser Phase beantwortest Du zum Beispiel die Fragen technischer Umsetzung, der Datenmigration oder der Schulung Deiner Mitarbeiter.

Schritt 5: Umsetzung, Abschluss, Auswertung: Mit der Umsetzung der Strategie tritt das Projekt in die Schlussphase ein. Die Auswertung des Prozesses und die Analyse der daran anschließenden Entwicklung helfen Dir nicht nur bei der Bewertung Deines Prozesses, sondern sind auch die Voraussetzung für eine staatliche Förderung.

Mit Freude unterstützen wir Dich bei Deinem Digitalprojekt. Unsere Agentur steht Dir von Anfang bis Ende zur Seite. Gemeinsam suchen wir nach der optimalen Lösung für Dein Unternehmen. Als erfahrene Berater haben wir ein Händchen dafür, die Belastung für Dich und Deinen Betrieb so gering wie möglich zu halten. Wenn Du Interesse an professioneller Beratung und bedarfsgerechten Lösungen hast, freuen wir uns über Deine Kontaktaufnahme – per Mail oder telefonisch.