Digitalisierung: Mehr Workflow durch Automation

Täglich fällt in Unternehmen Arbeit an, die nicht produktiv, aber mit einem hohen Zeit- und Personalaufwand verbunden ist. Da viele Unternehmen die negativen Folgen dieser Prozesse erkannt haben, setzen sie verstärkt auf automatisierte Prozesse. Damit profitieren sie von den Vorteilen der Automation.

Was ist Automatisierung?

Bei der Automatisierung geht es darum, möglichst viele automatisierte Abläufe zu verbinden und einen optimalen Workflow zu erreichen. Das Ziel ist, zeit- und arbeitsintensive Tätigkeiten zu digitalisieren und durch Software oder KI zu ersetzen. Prädestiniert für eine Automatisierung sind Prozesse, die…

• einfach sind
• sich regelmäßig wiederholen
• regelbasiert und standardisiert sind
• manuell durchgeführt werden müssen
• ein hohes Volumen haben
• besonders zeit- und personalintensiv sind

Typischerweise handelt es sich um Vorgänge aus den Bereichen Finanzen und Buchhaltung, HR, IT, aber auch im Marketing. Automatisierte Prozesse lassen sich etwa im Rechnungs- und Mahnwesen implementieren. Ein weiteres Beispiel ist das On- und Offboarding, etwa das Erstellen und Löschen von Mitarbeiterprofilen. Im Marketing-Segment erfreut sich automatisiertes E-Mail Marketing großer Beliebtheit, um Kunden schnell, gezielt und individualisiert ansprechen zu können.

Welche Vorteile hat Automation?

Das Wegfallen zeitintensiver Routine-Tätigkeiten bringt erhebliche Vorteile für Dein Unternehmen mit sich. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Höhere Produktivität und Wertschöpfung: Studien haben die positiven Auswirkungen der Automation auf die Produktivität und die Wertschöpfung längst belegt.

• Steigerung des Umsatzes: Zahlen zeigen, dass Unternehmen bereits kurz nach der Einführung automatisierter Prozesse ihre Umsätze steigern konnten.

• Zufriedene Mitarbeiter: Wenig überraschend ist, dass Automation die Zufriedenheit Deiner Mitarbeiter steigert. Denn sie können sich auf ihre eigentlichen Aufgaben fokussieren.

• Senkung der Kosten: Indem sich Deine Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren, fallen auch die Kosten für die Ausführung von Routine-Tätigkeiten weg.

• Weniger Fehler: Tipp- oder Ablagefehler, zum Beispiel bei Rechnungen, kommen immer dort vor, wo Menschen arbeiten. Mit der Automation fällt diese Fehlerquelle weg.

• Bessere Datenqualität: Weniger Fehlerquellen bedeuten auch eine Steigerung der Datenqualität, was sich positiv auf Dein Marketing und Deine Kundenbeziehung auswirkt.

• Weniger Bürokratie: Insgesamt bewirkt die Automation, dass nervige Büro-Arbeit, zum Beispiel das Schreiben von Rechnungen oder Mahnungen, wegfällt.

• Mehr Transparenz: Die Automation erhöht die Transparenz der internen Prozesse. Dadurch hast Du mehr Kontrolle über die Vorgänge.

• Schnellere Abläufe: Im Workflow laufen die Vorgänge mit höherer Geschwindigkeit ab und ermöglichen Dir schnellere Reaktionen auf aktuelle Entwicklungen des Marktes.

• Mehr Agilität: Durch die verbesserte Reaktionsfähigkeit kannst Du Deine Workflows auch an neue Entwicklungen anpassen und erweitern. Skalierbarkeit ist das Stichwort.

• Zuwachs bei Neukunden: Automatisierung wirkt auch direkt auf Deine Kundenbeziehungen. So kannst Du durch automatisiertes E-Mail-Marketing Deine potenziellen Kunden schnell und gezielt ansprechen und sie an Dein Unternehmen binden.

Von diesen Vorteilen können nicht nur große Unternehmen profitieren. Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Handwerksbetriebe haben großes Potenzial im Bereich Automation

Wie kann ich interne Prozesse automatisieren?

Sowohl die Implementierung als auch die Skalierung von Workflows beginnt mit der Analyse des Ist-Zustandes (Nutzwertanalyse). Daran schließt sich die Bewertung des Soll-Zustandes an. Hilfreich ist hierbei eine Stärken-Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse).

Um Deine Prozesse erfolgreich zu automatisieren, musst Du zunächst einmal herausfinden, welche Tätigkeiten für eine Automatisierung in Betracht kommen. Eine exakte Analyse ist die Grundlage für eine erfolgreiche Implementierung. Diese Fragen muss Deine Analyse beantworten:

1. Welche Prozesse sollte ich automatisieren?
2. Welche Prozesse kann ich mit den verfügbaren Ressourcen automatisieren?
3. Welche Optionen stehen zur Auswahl?
4. Gibt es weitere Möglichkeiten, mein Unternehmen zu digitalisieren?
5. Wie sieht meine Strategie aus, um die Automation durchzuführen?

Für viele Unternehmen ist bereits die Analyse des Ist-Zustandes eine unüberwindbare Hürde. Das führt zu Verzögerungen in der Implementierung und im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts. Das Problem: Laut dem Wirtschaftsmagazin Forbes wissen die meisten nicht, wo sie anfangen sollen. Denn die Möglichkeiten der Automation sind nahezu unerschöpflich und der Markt boomt. Die jährliche Wachstumsrate liegt bei über 40 Prozent.

Welche Arten der Automation gibt es?

Ein Grund für diese Marktexplosion sind die neuen Möglichkeiten der Automation. Heute unterscheiden wir drei Erscheinungsformen entsprechender Technologie.

Simple Automatisierung (Basic Automation)

Diese Form weist den stärksten Prozessbezug auf. Hier geht es darum, einfachste Tätigkeiten zu automatisieren, zum Beispiel das Versenden von Bestellbestätigungen per Mail. Das Optimierungspotenzial ist beschränkt. Unter diesen Voraussetzungen sind auch die Möglichkeiten, Workflows zu implementieren, gering. Im eCommerce ist dieser Automatisierungsgrad längst Standard.

Regelbasierte Automatisierung (Process Automation)

Auf der nächsten Stufe werden Prozesse mit höherer Komplexität automatisiert, die aber dennoch allgemein an einen festen Ablauf gebunden sind. Da sie nur ein geringes Maß technologischer Flexibilität erfordern, gleichzeitig aber eine wichtige Rolle spielen, ist die Automation profitabel. Beispielsweise geht es um E-Mail-Marketing, die Pflege der Produktfeeds oder den Einsatz von Chat-Bots. Der Fachausdruck lautet Robotic Process Automation (RPA).

Intelligente Automatisierung (Intelligent Automation)

Mit dem technologischen Fortschritt erweitert sich das Feld der Automation fast täglich. Auf der höchsten Stufe kommt innovative und lernfähige KI-Technologie zum Einsatz. In Kombination mit der RPA erzielst Du ein Höchstmaß an Effizienz. KI, die selbständig komplexe Probleme bearbeitet, klingt zwar nach Science-Fiction, wird aber bald fester Bestandteil unserer Wirtschaft sein.

Beispiel: Automation im eCommerce

Die große Rolle, die automatisierte Geschäftsprozesse bereits in unserem Alltag spielen, wird am Beispiel des eCommerce deutlich. Hier kämpfen viele Wettbewerber um ihre Marktanteile. In diesem Umfeld ist die Vereinbarkeit von Schnelligkeit und Flexibilität mit Kontinuität und Qualität besonders wichtig. Mit der richtigen Strategie kann Automation zum game changer werden.

Für die Automatisierung interner Prozesse steht deinem Business eine ganze Palette an Möglichkeiten zur Verfügung. Entscheidend ist dabei, dass Du Dich nicht nur einzelne Prozesse digitalisierst. Denn: Der Workflow ist das Ziel! Die Implementierung eines PIM- oder ERP-Systems ist dabei ein erster Schritt. In diesem Beitrag erfährst Du mehr über die Bedeutung und Möglichkeiten eines Warenwirtschaftssystems (WWS). Mit der richtigen Beratung kannst Du in allen Bereichen Deines Unternehmens Automationsprozesse anstoßen:

1. Buchhaltung: Rechnungen und Mahnungen schreiben ist personal- und zeitintensiv. Das Problem lässt sich mit simpler Automation einfach lösen.
2. Personal: Das On- und Offboarding ist ein Prozess, der immer wieder nach demselben Muster abläuft. Im HR-Bereich besteht deshalb viel Potenzial für Automatisierung.
3. Ressourcen-Management: Die Verwaltung von Ressourcen ist in vielen Unternehmen unübersichtlich und zeitaufwendig. Mit einem ERP-System (zum Beispiel Xentral) hast Du immer den Überblick. Du kannst Lagerbestände und Bestellungen verwalten, Retouren bearbeiten oder Produktdaten aktualisieren. Gleichzeitig verfügt das System über viele Schnittstellen, sodass Änderungen automatisch in allen Kanälen übernommen werden.
4. E-Mail-Marketing: Mit Anbietern wie MailBeez kannst Du automatisiertes E-Mail-Marketing durchführen. Durch gezielte Ansprache schaffst Du Stammkunden und gewinnst Neukunden.
5. Kundenbetreuung: Intelligente Bots sind in der Lage, die drängendsten Fragen Deiner Kunden treffend zu beantworten. Du profitierst doppelt: Deine Kunden werden rund um die Uhr betreut. Für Dich entfällt der hohe Zeit- und Personalaufwand.

Wenn Du einen Berater suchst, der Dich in Sachen Automation kompetent berät, kontaktiere uns gerne per Mail oder telefonisch. Als Full-Service Shopware Agentur betreuen wir seit 2008 Kunden im eCommerce. Bei uns erhältst Du alle Lösungen aus einer Hand. Wir erarbeiten mit Dir die optimale Strategie für Deine Automation und finden auch die passenden Förderungen für Dein Projekt.